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Quem somos e a quem esta Política se destina
1.1. Esta Política de Privacidade explica como a HELPEX LTDA, inscrita no CNPJ sob nº 60.922.019/0001-17, denominada neste documento “Helpex”, trata dados pessoais nas operações em que decide suas próprias finalidades e atua como controladora.
1.2. Esta Política se destina às pessoas naturais cujos dados pessoais sejam tratados pela Helpex no contexto de suas atividades, produtos, serviços e relações comerciais. Isso inclui, entre outras, pessoas que acessam nossos canais, solicitam demonstrações ou propostas, utilizam nossas soluções, entram em contato com a Helpex ou atuam como sócias, representantes, colaboradoras ou usuárias vinculadas a empresas clientes, potenciais clientes, parceiras ou fornecedoras.
1.3. Dado pessoal é a informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável. Dados referentes apenas a uma pessoa jurídica não são, por si só, dados pessoais; já o nome, CPF, e-mail, telefone e demais informações de seus representantes e usuários podem sê-lo.
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Quando a Helpex é controladora e quando é operadora
2.1. A Helpex atua como controladora independente quando define as finalidades e os meios essenciais do tratamento necessário ao cadastro e à administração de contas, relacionamento comercial, negociação e execução de contratos, faturamento e cobrança, prevenção à fraude, segurança de seus serviços, cumprimento de obrigações legais e exercício regular de direitos. Essas são as operações próprias explicadas nesta Política.
2.2. Em regra, a empresa que contrata produtos ou serviços da Helpex é a controladora dos dados pessoais que insere, transmite, consulta ou gera nas soluções para suas próprias atividades. Nessas operações, a Helpex atua como operadora, seguindo as instruções lícitas da empresa contratante e as condições do Contrato e do Anexo de Tratamento de Dados Pessoais — DPA LGPD.
2.3. Por exemplo, dados de clientes, usuários ou outras pessoas administrados pela empresa contratante por meio das soluções da Helpex são tratados, em regra, para prestar as funcionalidades contratadas, e não para finalidades comerciais próprias da Helpex. A empresa contratante é responsável por informar esses titulares sobre as finalidades que definiu e por atender às solicitações relativas a elas.
2.4. A Helpex não utiliza os dados tratados como operadora para vender bases, fazer publicidade própria ou treinar modelos de inteligência artificial para finalidade própria ou de terceiros, salvo autorização específica, documentada e juridicamente válida, nos termos do DPA LGPD. O processamento necessário para entregar uma funcionalidade contratada não constitui, por si só, autorização para treinamento de modelos.
2.5. O papel de cada agente deve ser examinado conforme a operação efetivamente realizada. Esta Política não altera a divisão de responsabilidades estabelecida no DPA LGPD nem autoriza a Helpex a utilizar dados da empresa contratante fora das hipóteses ali previstas.
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Quais dados pessoais tratamos em operações próprias
3.1. Conforme a interação da pessoa com a Helpex, poderemos tratar:
- dados de identificação e contato, como nome, cargo, empresa representada, CPF quando necessário à formalização ou comprovação do aceite, e-mail, telefone e endereço profissional;
- dados comerciais e contratuais, como solicitações de demonstração, propostas, comunicações, produto e plano contratados, histórico da relação comercial, documentos e registros de aceite eletrônico;
- dados de faturamento e cobrança, como identificação do responsável, valores, vencimentos, situação das cobranças, comprovantes e informações necessárias à conciliação financeira;
- dados de acesso e segurança, como credenciais e permissões administradas pelo sistema, endereço IP, data e hora de acesso, dispositivo, user agent e registros técnicos necessários à operação, à prevenção de abuso e à investigação de incidentes; e
- informações que a própria pessoa forneça ao entrar em contato com nossos canais de atendimento.
3.2. A Helpex deve limitar a coleta e o uso ao necessário para cada finalidade. Solicitamos que não sejam enviados dados pessoais sensíveis ou informações de terceiros desnecessárias por formulários, canais comerciais ou de suporte.
3.3. Os dados podem ser recebidos diretamente do titular, de sua empresa, de usuários autorizados, de sistemas utilizados na contratação e cobrança ou ser gerados durante o acesso aos nossos canais e serviços, conforme a operação.
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Para que utilizamos esses dados e com qual fundamento
4.1. Nas operações em que atua como controladora, a Helpex poderá tratar dados pessoais para:
- responder a contatos, preparar demonstrações e propostas e conduzir negociações solicitadas, conforme as medidas pré-contratuais aplicáveis;
- identificar representantes, formalizar e administrar a contratação, disponibilizar contas e gerir a relação contratual, quando necessário à execução do contrato ou de procedimentos relacionados;
- emitir, processar, conciliar e cobrar valores, bem como manter os registros exigidos pela legislação fiscal e contábil, conforme a execução contratual e o cumprimento de obrigações legais;
- autenticar usuários, administrar permissões, proteger contas e serviços, prevenir fraude e uso indevido e apurar eventos de segurança, conforme a necessidade da operação e as bases legais cabíveis, inclusive legítimo interesse quando aplicável e devidamente avaliado;
- atender solicitações, reclamações e pedidos de exercício de direitos dos titulares;
- cumprir obrigações legais ou regulatórias e atender requisições válidas de autoridades; e
- constituir, exercer ou defender direitos em procedimentos administrativos, arbitrais ou judiciais.
4.2. O tratamento não depende sempre de consentimento. A base legal aplicável é definida conforme a finalidade e as circunstâncias de cada operação. Quando uma finalidade depender de consentimento, a Helpex apresentará a solicitação específica e os meios para sua revogação, sem tratar a simples leitura desta Política ou o aceite do Contrato como consentimento genérico.
4.3. Comunicações comerciais facultativas, quando realizadas, deverão observar a base legal pertinente e oferecer meio apropriado para que a pessoa deixe de recebê-las. Comunicações necessárias à execução contratual, à segurança ou ao cumprimento da lei poderão continuar sendo enviadas quando cabíveis.
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Com quem os dados podem ser compartilhados
5.1. Na medida necessária às finalidades descritas, a Helpex poderá compartilhar dados das suas operações próprias com prestadores de hospedagem, infraestrutura, armazenamento, segurança, suporte, comunicação, assinatura e registro eletrônico, faturamento, meios de pagamento e cobrança, contabilidade e assessoria profissional, sujeitos às obrigações pertinentes de confidencialidade e proteção de dados.
5.2. A Helpex também poderá compartilhar dados com autoridades públicas quando houver obrigação legal ou requisição válida e com partes envolvidas no exercício regular de direitos, sempre limitada ao que for necessário.
5.3. Prestadores que recebam dados pessoais inseridos pela empresa contratante nos produtos ou serviços da Helpex para executar funcionalidades são tratados conforme o DPA LGPD. A Helpex mantém informação atualizada e acessível à contratante sobre os suboperadores que efetivamente recebam esses dados, sua função e o país de tratamento ou acesso, quando aplicável.
5.4. Integrações ou serviços externos escolhidos e administrados pela própria empresa contratante não se tornam, por esse motivo, prestadores da Helpex. O compartilhamento e os papéis de cada participante dependem da operação concreta.
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Transferências internacionais
6.1. Determinados serviços de infraestrutura, comunicação, segurança ou processamento utilizados pela Helpex poderão envolver acesso ou tratamento de dados pessoais fora do Brasil. A transferência internacional somente deverá ocorrer quando houver fundamento legal e mecanismo válido nos termos da LGPD e da regulamentação da Autoridade Nacional de Proteção de Dados — ANPD.
6.2. Quando forem utilizadas cláusulas-padrão contratuais da ANPD, elas deverão integrar o instrumento apropriado entre o exportador e o importador, na forma exigida pela regulamentação. Esta Política, por si só, não substitui essas cláusulas nem constitui mecanismo autônomo de transferência.
6.3. Nas operações em que for controladora, a Helpex disponibilizará de forma acessível as informações exigidas sobre as transferências internacionais efetivamente realizadas, inclusive finalidade, duração, país de destino, compartilhamento, responsabilidades, medidas de segurança, direitos dos titulares e canal de atendimento, conforme o mecanismo utilizado e a legislação aplicável.
6.4. Quanto aos dados tratados em nome da empresa contratante nos produtos ou serviços da Helpex, a Helpex fornecerá à contratante, nos limites das informações sob seu controle, os dados necessários para que ela cumpra seus deveres de transparência, conforme o DPA LGPD.
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Por quanto tempo conservamos os dados
7.1. A Helpex conserva dados das operações em que é controladora somente pelo período necessário à finalidade correspondente, observadas as obrigações legais de conservação e as hipóteses legais de manutenção após o término do tratamento.
7.2. Em particular:
- dados de cadastro, administração de conta e relacionamento contratual são tratados enquanto necessários à relação com a empresa contratante e, após seu encerramento, apenas pelo período necessário às obrigações legais ou ao exercício regular de direitos;
- dados de faturamento, cobrança e documentos fiscais são conservados pelos períodos exigidos pela legislação aplicável e, quando pertinente, para comprovação de pagamentos e defesa de direitos;
- registros de aceite e documentos contratuais são conservados enquanto necessários à comprovação da relação jurídica, ao cumprimento de obrigações legais e ao exercício regular de direitos;
- solicitações e comunicações de atendimento são conservadas pelo tempo necessário à conclusão da demanda e, quando pertinente, à comprovação das providências adotadas; e
- registros técnicos e de segurança são conservados pelo período necessário à operação, à investigação de eventos, à prevenção de fraudes e ao atendimento de obrigações legais aplicáveis.
7.3. Encerrada a finalidade e inexistindo fundamento para conservar os dados, a Helpex os eliminará ou anonimizará, observadas as limitações técnicas justificadas e os ciclos de backup efetivamente adotados.
7.4. Para os dados tratados pela Helpex como operadora em seus produtos ou serviços, aplicam-se as instruções da empresa contratante, o DPA LGPD e as regras contratuais de exportação, eliminação e backup. Esta Política não estabelece prazo numérico de retenção desses backups.
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Segurança e incidentes
8.1. A Helpex adota medidas técnicas e administrativas proporcionais à natureza dos dados e aos riscos das operações para reduzir acessos não autorizados, perda, alteração, divulgação indevida ou outras formas de tratamento inadequado ou ilícito. Essas medidas podem envolver controle de acessos, proteção de credenciais, segregação, proteção da transmissão e do armazenamento, registros de eventos, cópias de segurança e procedimentos de resposta a incidentes, conforme aplicável à arquitetura utilizada.
8.2. Nenhum ambiente é imune a riscos. A Helpex avalia e trata incidentes de segurança conforme seu papel em cada operação. Quando atua como controladora, realizará as comunicações legalmente cabíveis aos titulares e à ANPD. Quando atua como operadora de dados da empresa contratante, comunicará e cooperará com ela conforme o DPA LGPD.
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Direitos dos titulares
9.1. Nas operações em que a Helpex atua como controladora, o titular pode solicitar, nos termos da LGPD, confirmação da existência de tratamento, acesso aos dados, correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a lei, portabilidade quando aplicável, informações sobre compartilhamento, informações sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e suas consequências, e revogação do consentimento quando essa for a base utilizada.
9.2. O titular também pode exercer os demais direitos previstos na LGPD, inclusive apresentar oposição a tratamento realizado em desconformidade com a lei e solicitar revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado que afetem seus interesses, quando cabível.
9.3. As solicitações relativas às operações próprias da Helpex podem ser encaminhadas para [email protected]. Para proteger os dados do titular, poderemos solicitar informações proporcionais para verificar sua identidade ou representação antes de atender ao pedido. A resposta observará os prazos e limites legais, sem cobrança ao titular.
9.4. Se a solicitação disser respeito a dados inseridos ou tratados pela empresa contratante em produtos ou serviços da Helpex para finalidades dela, o titular deve procurar essa empresa, que atua, em regra, como controladora. Se a Helpex receber diretamente o pedido e conseguir identificar a empresa responsável, encaminhará ou orientará a solicitação conforme o DPA LGPD, ressalvadas obrigações legais próprias.
9.5. O titular pode apresentar petição à ANPD nos termos da legislação aplicável.
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Canal de privacidade
10.1. Para dúvidas sobre esta Política, solicitações relativas aos seus dados pessoais ou comunicações sobre privacidade, entre em contato com a Helpex pelo e-mail [email protected].
10.2. O canal acima destina-se às operações em que a Helpex atua como controladora e ao encaminhamento adequado de solicitações recebidas sobre dados tratados em nome das empresas contratantes. A publicação de um canal de atendimento não significa, por si só, que uma pessoa tenha sido formalmente designada como encarregada pelo tratamento de dados pessoais.
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Atualizações desta Política
12.1. A Helpex poderá atualizar esta Política para refletir mudanças reais em suas operações, fornecedores, produtos ou exigências legais. A versão vigente será mantida acessível ao público, com identificação de sua data de publicação.
12.2. Alterações relevantes serão comunicadas de forma compatível com sua importância e com a legislação aplicável. Uma atualização desta Política não modifica, por si só, o Contrato ou o DPA LGPD aceitos pela empresa contratante, nem substitui novo aceite quando ele for exigido para alterações desses instrumentos.
12.3. Versões anteriores serão preservadas pela Helpex para permitir a identificação das informações disponibilizadas em cada período.
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